В началото на XXI век основният стремеж на всяка огранизация е да направи повече с по-малко ресурси. Постигането на тази цел изисква процесите и работните потоци да бъдат проектирани, така че да се осигурява максимална оперативна ефективност, а това е същността на концепцията управление на бизнес процесите (Business Process Management – BPM). Управлението на бизнес процесите разкрива пред държавните ведомства огромен потенциал за намаляване на бюрокрацията и ръчната обработка на документи, за реализиране на ускорени и систематично контролирани процеси, даващи възможност на служителите да изпълняват повече задачи за по-кратко време. BPM е дисциплина за бизнес практиките, технологиите и методите за създаване и подобряване на бизнес процесите. BPM предоставя възможност за подобрение на бизнес процесите не само в отделни звена, а в организацията като цяло и дори в мултиорганизационна среда. Внедряването на BPM система, улеснява сътрудничеството на служителите в различните отдели и осигурява последователност и съгласуваност на процесите. ВРМ позволява да се моделират, автоматизират и управляват процесите в дадена организация. ВРМ помага да се контролират най-важните бизнес дейности, което ще доведе до увеличаване на продажбите, намаляване на разходите и разрастване на бизнеса.
Методология на Business Process Management – BPM
ВРМ е систематичен подход за подобряване на бизнес процесите в организацията. Business Process Management системите дават на организацията възможност да дефинира, изпълнява, управлява и усъвършенства процеси, които:
включват участието на хора (например подаването на поръчки);
работят с множество приложения;
управляват динамични методи и промени, а не само статични потоци.
Важни компоненти на ВРМ са:
моделиране на процеси – графично представяне на процес, който става част от приложението и задава начина, по който бизнес процесът действа, когато стартирате програмата;
технологии за уеб и системна интеграция, осигуряващи извличането бизнес дейностите, извеждащ отчети за това как (и колко добре) се изпълняват бизнес процесите и работните потоци.
Основни етапи за управление на бизнес процесите
Управлението на бизнес процесите обикновено преминава през седем основни етапа:
1. Моделиране и документиране на процесите с цел повишаване на разбирането им и първоначално идентифициране на възможности за оптимизиране.
2. Препроектиране на бизнес процесите, изпълнявани на хартия в електронни процеси, което да елиминира хартиените формуляри, досиета и други документи, както и неефективността, свързана с тях.
3. Пълно автоматизиране на стъпките от процесите чрез интегрирането им в корпоративни информационни системи.
4. Добавяне на интелигентни автоматични проверки на данните в електронните формуляри с цел избягване на пропуските (празни полета) или грешките – например избор на стока от номенклатура, вместо ръчно попълване на нейния номер.
5. Въвеждане на процедури по автоматичен контрол, които да осигурят непрекъснатостта на процесите и да осигурят функционалност в случай на технически проблем или човешка грешка.
6. Предоставяне на видимост на състоянието на процесите в реално време.
7. Анализ на ефективността на процесите с цел улесняване на последващото им усъвършенстване.
Предимства на Business Process Management системите
Предаване на информация: BPM системите дават на ръководството удобни средства за предаване на информация за стратегията на организацията към мениджърите и служителите.
Сътрудничество: BPM системите позволяват обмена на информация, за да могат различни служители от различни звена да работят съвместно по изпълнението и оптимизирането на процесите.
Гъвкавост: С използването на BPM сътрудниците на организацията получават възможност да реагират бързо на възникналите промени. Тъй като получават актуална информация за условията на пазара и за текущия статус на операциите, те могат своевременно да модифицират плановете си и да предприемат адекватни действия.
Координация: Технологиите за управление на бизнес процесите повишават производителността на отделните подразделения, които получават възможност да обменят информация и ресурси.
Процеси, към които можем да приложим BPM
BPM се прилага с най-голям успех в следните области:
Динамични процеси, т.е. такива, които трябва да се адаптират към промените, като в законодателството, нови изисквания за обработка на лични данни и т.н.
Процеси, в които участват хора и обикновено преминават през различни бизнес единици, отдели, работни групи и т.н.
Сложни процеси (например такива, които обхващат дейностите от поръчката до плащането). Те изискват координирането на различни хора от различни отдели, използващи различен софтуер и данни за изпълнението на своята част от процеса.
Измерими важни процеси, т.е. такива, при които усъвършенстването ще се отрази пряко върху производителността.
Процеси, които не могат да бъдат извършени без използване на повече от едно от съществуващите приложения.
Процеси, съдържащи елементи, подлежащи в момента на ръчна обработка.
Бързооборотни процеси.
Области, за които BPM системите са неподходящи:
Замяна на съществуващи приложения.
Обработка на значително количество транзакции (като ПОС терминал приложение).
Процеси с малко или никакво участие на служители.
Процеси автоматизацията, на които може да се осъществи по-евтино и по-просто с други инструменти.
Ползи от прилагането BPM системи
Бизнес скорости – BPM системата може да намали времето за реализирането на цикъл, чрез намаляване на времевите интервали между задачите и напълно автоматизиране на стъпките в бизнес процеса.
Увеличение на удовлетвореността на потребителите – като се намалява времето за изпълнение, то служители, клиенти и партньори по-бързо получат необходимата им информация и отговори.
Контрол на процесите – BPM гарантира, че всички правила са спазени и всички стъпки в процеса се изпълняват правилно.
Оптимизация на бизнеса – Business Process Management води до иновации и оптимизация на бизнеса като прилага стратегии чрез моделиране, разработване, внедряване и управление на бизнес процесите през целия им жизнен цикъл.
Участието на партньори и потребители на бизнес процесите – BPM разширява обхвата на организацията, което позволява партньори и клиенти да бъдат част от бизнес процесите.
Пример за бизнес процеси и тяхното управление
Един служител в магазин ползва уеб-базирано приложение, за да върне 2 стоки от различни поръчки с различен начин на плащане, закупени в различни седмици и подчинени на различни условия за продажба. BPM приложението търси необходимата информация в други програми, използвани от компанията – например данни за клиенти, наличности или транспорт. За служителя връщането на стоки е поредица от задачи, но не му се налага да издирва сам нужната информация. Приложението, което той използва, се основава на BPМ платформа, а тя предлага инструменти на:
бизнес анализатори – те моделират (и променят) процесите, и задават правилата, които контролират поведението на тези процеси;
ИТ – интегрира необходимите вече съществуващи програми;
съвместни екипи – създават приложения за крайния потребител, които налагат процесите и правилата;
ръководство – следи производителността на процесите.
Водещите Business Process Management платформи дават възможност на всички в организацията да работят с един и същ споделен модел, като по този начин промените в процесите могат да се внедряват много бързо. Тези платформи се наричат BPМ пакети, защото предлагат моделирането на интегрирани процеси, контрол в реално време, уеб-базирани приложения и отчетност – всички изброени компоненти действат заедно за постигането на бързо обновяване на процесите.
Успехът на BPM почти винаги се измерва с ясни и прости бизнес показатели, като:
- По-малък брой върнати пратки;
- Съкратен цикъл на специалните поръчки;
- Увеличени приходи от разрешени парични спорове;
- Увеличен брой приключени задачи и увеличена производителност;
- По-кратко време, необходимо за въвеждането на нови данни.
Business Process Management в сравнение с други бизнес приложения
BPМ системите са интегрирани инструменти за изграждане и управление на конкретни решения, основани на уникалните за една организация бизнес процеси. Другите видове информационни приложения обикновено се състоят от предварително зададена функционалност, варираща в границите на известни възможности, като взаимодействието им и обмена на данни с други приложения е трудно или невъзможно. Това обикновено означава, че организациите трябва да избират между предварително заложените от разработчика бизнес процеси или заплащането на допълнителни модификации. За разлика от другите корпоративни приложения, BPM дава възможност на организацията ефективно и бързо да моделира и променя собствените си бизнес процеси в синхрон с нуждите на бизнеса.
Може да се каже, че BPM системите и ERP се допълват взаимно. ERP системите боравят с данни и факти, които са резултат от протичането на процеси. Тези процеси са предмет на BPM системата. Бизнес процесите управляват и синхронизират дейностите, а получените резултати се съхраняват в ERP системата. Възможно е обаче изпълнението на функция от ERP или дори самият запис на информация в базата данни да предизвика пускането на нов процес в BPM системата (чрез механизма на бизнес правилата). В този случай ролите са разменени – ERP „командва” BPM системата.
CRM системите и особено техните модули за поддръжка на клиентите и електронен бизнес също работят ефективно в комбинация с BPM система, и то главно като инициатори на процеси.
BPM системата е системно, а не приложно програмно осигуряване и не може да замени ERP и CRM системи. Идеята на автоматизацията на базата на BPM е не да бъдат заменени съществуващите решения, а да им се придаде ново качество чрез осигуряване на съвместното им използване и експлоатиране на пълния им потенциал при максимална интеграция на данните и приложенията.
BPМ често се използва за интегриране на множество бизнес приложения. Софтуерът за интеграция помага при преместването на данни от едно приложение в друго, докато BPМ предлага още взаимодействие с хората и възможност за поддържане на дълготрайни процеси. Хората участват по два начина:
Служители: BPM представя единици работа от бизнес процеса като задачи. Всяка задача съдържа инструкции за работа, статус, приоритет, краен срок и други параметри. Служителите използват BPМ, за да наблюдават и изпълняват задачите, които са им поставени.
Мениджъри: Те използват BPМ, за да наблюдават ефективността на процесите, като разглеждат графични отчети, обобщаващи статуса на задачите и сигнализиращи за проблеми. Мениджърите често участват в самото изпълнение на задачите – например чрез даване на одобрение. BPМ дава възможност на мениджърите не само да идентифицират проблемни точки в процесите, но и по-лесно да ги променят с цел подобряване на производителността.
Вижте също:
ВРМ системите улесняват документацията, консолидацията, стандартизацията и синхронизацията в една организация. Управлението на бизнес процесите позволява на организацията да се преобрази и възприеме нова философия на дейностите, която ще поддържа нейната конкурентноспособност в днешната икономика, подчинена на постоянно растящите очаквания на клиента. Фокусът се поставя върху моделирането, автоматизирането, управлението и оптимизирането на бизнес процесите с цел подобряване на резултатите на организацията. Възприемането на BPM незабавно подобрява не само възвращаемостта на инвестициите, но и видимостта, отчетността и предвидимостта на дейностите. Поставено на тази стабилна основа, всичко в организацията се случва по-бързо и по-лесно, с по-малко изгубени време и средства. В зависимост от конкретния процес, прилагането на BPM подобрява производителността, видимостта и бързината на промените; съкращава разходите, грешките и времето за изпълнение на един бизнес цикъл. При пълното си разгръщане, управлението на бизнес процесите е ключов фактор за повишаване и на финансовите резултати.