Microsoft Access е един от динамично развиващите се програмни пакети с универсално приложение. В средата на Access се изграждат бази от данни, имащи релационна структура. Базата от данни представлява набор от логически свързани данни, организирани във файлове (таблици) както и инструментални (програмни) средства за създаването, поддържането и използването на данните.

Наборите от данни, които формират бази данни се наричат таблици (файлове). Обикновено базата данни съхранява информацията в множество двумерни таблици, които са свързани логически помежду си. Тази връзка (релация) между таблиците представя приложната система като релационна.

Последните се представят като двумерни таблици от редове и колони. Колоните се наричат полета(домени), а редовете-записи(кортежи). Всяка таблица представлява релация. Релационната база от данни може да се представи като съвкупност от няколко таблици.

В специалната литература колоните в таблиците се наричат домен. Броят на колоните е до 128. Таблиците в Microsoft Access се организират в два режима- изгледа(view):Design и Datasheet. Режим Design представя структурата на активната таблица. Потребителя може да извършва промени в структурата на таблицата. Режим Datasheet представя  работна таблица за обработка или актуализация на данните, съдържащи се в таблицата.

Базата данни се организира с участието на няколко до “n” на брой двумерни таблици (файлове). За да се осъществи връзка (релация) между таблиците, е необходимо последните да поддържат поне  едно поле с еднакви атрибути. Това поле се нарича – ключово поле. Съвкупността от  елементите по хоризонтала  формират запис(кортеж). Записът е основна структурна единица в таблицата. Версиите на Microsoft Access в Windows се характеризират с разширение на диалоговите средства. Microsoft Access може да поддържа за всяка таблица в базата от данни – до 1 милиард записи, при максимална дължина 4000 байта и максимален брой полета в запис – 128. Броят на таблиците в Базата данни, също така е неограничен

Microsoft Access притежава и богат набор от инструментални средства, които позволяват да се поддържа графичен потребителски интерфейс: икони, прозорци, диалогови кутии, програмни средства от тип „меню“, както и многовариантност на програмните решения.

Друга характерна особеност е, че ACCESS може да ползва набори от база данни, поддържани от други програмни среди, като електронни таблици, текстообработка, графични средства, както и ППП базирани на платформа релационни бази от данни, и пр.

ACCESS  е особено подходящ за решаване на икономически задачи, които се характеризират със значителен брой записи и класификационни характеристики, както и динамичното изменение на данните.

Инструментални средства на ACCESS за организация и манипулиране с таблиците са в диалогов и програмен режим.

В диалоговият режим, командите се въвеждат и привеждат в изпълнение от потребителя

Диалоговият режим има предимство пред програмния режим при създаването и поддържането на базите от данни, както и при организирането на заявки, форми, потребителски отчети. Предимството се изразява във възможността за разработване и поддържане на по-гъвкави и адаптивни приложни програмни системи,

В програмният режим Visual Basic -  командите се организират в логическа последователност под формата на файл, които под управление на средствата на ACCESS се изпълняват автоматично.

В програмният режим е възможно да се организира диалог между потребителя и системата за въвеждане на дадени параметри в програмите.

Програмният режим организира изпълнението на програмите с по-високо бързодействие, обаче изисква по-висока професионална подготовка.
Символното множество включва:

  • латински малки и големи букви (a-z, A-Z);
  • кирилица – малки букви (а-я) и големи букви (А-Я), които се използват за задаване на данни и текстове;
  • цифри – 0, 1,…9;
  • знаци – #, *, %, &, „,`, @, -,., +, _, /, >, <, =, \,?.

Структурни елементи в ACCESS

Основна структурна единица на ACCESS е командата, която задава действието което трябва да се изпълни и условията, при които следва да се извърши то. В тялото на командата задължително участва най-малко една ключова дума.

Символно множество

Под символно множество в теорията на програмното осигуряване е прието да се разбира съвкупност от букви, цифри и знаци, с помощта на които се записват елементите на програмите. В ACCESS се поддържа символно множество подобно на универсалните езици за програмиране – BASIC, PASCAL,C++, Java, SQL  и др.
Командите в  ACCESS се изпълняват в интерактивен режим, т.е. всяка команда след приемането й се преобразува във вътрешен код, след което се изпълнява. Голяма част от командите работят в интерактивен (диалогов) режим, а други има смисъл да се използват само в програми.